由於國力及國際情勢之限制，及經濟效益之考量，並無任一國家在全球其他國家及城市遍設大使館或領事館，故各國在未設使領館地區，依國際慣例皆由鄰近之該國使領館兼理該地領務。此外，各國除在駐在國首都設大使館（代表處）外，亦得依需要於其它大城市設領事館（辦事處），各駐外館處間皆有劃分領務管轄區域。以上兼理或分理之地區即通稱之「領務轄區」。民眾之國外文件依國內要證機關之要求需經駐外館處驗證時，須依領務轄區規定向我國駐外館處辦理，而非自行選擇駐外館處申辦。依據「外交部及駐外館處文件證明條例」第4條、第10條及第11條第1項2款規定，我駐外館處辦理文件證明事務時，需受領務轄區之限制。但受理申請之駐外館處認有特殊情形，且無查證困難，並報經主管機關核准者，不在此限。（有關領務轄區之規定請參閱「國外申辦地點」）